Conditions Générales de Ventes

Préambule

JCS WEB, au nom commercial « SMART TRIBUNE », société par actions simplifiée, au capital de 24 000 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris, sous le numéro 534 318 647 dont le siège social est sis 24 rue du Pré Saint Gervais 93500 PANTIN, représentée par Monsieur Jérémy GALLEMARD en sa qualité de Président est désignée ci-après “SMART TRIBUNE” ou “Prestataire”.

SMART TRIBUNE propose à ses client(s), principalement des professionnels (ci-après désignés le(s) « Client(s)») une gamme de solutions prédictives Selfcare pour améliorer l’expérience client.

Le Client déclare avoir obtenu toutes les informations nécessaires à l’utilisation des solutions et des services de SMART TRIBUNE

1. Définitions

Dans le cadre des présentes conditions générales de vente, les termes ci-dessous, au pluriel ou au singulier et commençant par une majuscule auront la signification suivante :

Abonnement : désigne l’abonnement à la(es) Solution(s) au(x)quelle(s) le Client a souscrit.

Données Clients : désignent, sans que cette liste soit exhaustive, toute donnée, base de données, urls, environnements sur serveur, informations nécessaires à la rédaction des spécifications liées au projet, donnée personnelle telle que les données des Clients de Smart Tribune (nom / prénoms / Emails) utilisées pour faciliter la connexion des Client à leur Interface d’Administration mais aussi les informations transmises par le Client pour intégration dans la Solution, c’est à dire les questions / réponses et multiples informations permettant d’accompagner les Utilisateurs Finaux dans leur parcours internet et plus particulièrement les sites et applications web du Client.

Devis : désigne l’offre de Smart Tribune faite au Client.

Documentation : signifie tout document d’accompagnement, ou d’assistance élaboré par Smart Tribune pour le Client dans le cadre de l’installation des Solutions.

Droits d’accès : désignent le login et le mot de passe confidentiel permettant au Client d’accéder à l’Interface.

Interface d’Administration : désigne la page online (web, mobile, application mobile) accessible avec les Droits d’accès, permettant au Client d’accéder à la Solution de consulter les données qui y sont traitées, de les modifier, corriger, supprimer…

Mise en ligne de la Solution : consiste à implémenter la Solution sur le Site internet et/ou application du Client.

Saas : acronyme désignant “Software as a service”, désigne la Solution de Smart Tribune hébergée chez son prestataire et mise à disposition au Client via un Abonnement.

Parties : SMART TRIBUNE et le Client sont collectivement désignés les « Parties » ou individuellement la « Partie ».

Prestations : désignent l’ensemble des prestations réalisées par SMART TRIBUNE pour le Client Solutions et Services annexes inclus.

Site internet : désigne le site internet du Client dont il est propriétaire.

Snippets : désigne le code informatique fourni par le Prestataire au Client, utilisé dans le cadre de la Solution et permettant l’intégration de la Solution dans le système d’information du Client. Il est implémenté par le Client dans le support audité (site internet, application, autre) afin de pouvoir afficher le(s) dispositif(s) aux Utilisateurs Finaux. Le Prestataire n’ayant pas la possibilité d’implémenter ou de retirer ce Snippet sur les Sites internet du Client.

Solutions Smart Tribune ou Solutions : désignent les services de selfcare tels que Smart FAQ, Smart Push, Smart Bot, Smart Communities, Smart Knowledge, reposant sur une solution technique de type SaaS que SMART TRIBUNE a mis au point et dont elle assure l’exploitation, la maintenance et la mise à disposition.

Services annexes : désignent les prestations d’accompagnement et de recommandations d’optimisation des Solutions optionnelles non incluses dans l’Abonnement liées aux Solutions mises en place par SMART TRIBUNE.

Utilisateurs Finaux : désignent tout internaute utilisant la Solution sur le Site internet ou application du Client.

2. Objet

Le présent document constitue les Conditions Générales de Vente (ci-après les “CGV”) applicables, à l’ensemble des Prestations de SMART TRIBUNE.

3. Documents contractuels et opposabilité

Les documents contractuels sont définis par ordre de priorité décroissant :

● Les éventuelles conditions particulières et ses annexes
● Le Devis établi par SMART TRIBUNE et ses éventuelles annexes
● Les présentes Conditions Générales de Vente et ses annexes

En cas de contradiction entre des documents de nature différente ou de rang différent, il est expressément convenu que les dispositions contenues dans le document de rang supérieur prévaudront pour les obligations se trouvant en conflit d’interprétation.

Le tout forme un contrat indissociable (ci-après le « Contrat »), qui annule et remplace tous les contrats similaires par leur objet ayant pu exister entre les Parties.

Les dispositions des documents listés expriment l’intégralité de l’accord conclu entre les Parties relative à l’objet du Contrat, elles prévalent sur toute proposition, échange de lettre antérieur à sa signature, ainsi que sur toute autre disposition figurant dans des documents échangés entre les Parties et relatifs à l’objet du Contrat.

A ce titre, toute référence à un numéro de bon de commande émis par le Client ne peut être interprété comme acceptation de conditions autres que les présentes conditions du Contrat et ne constitue qu’une facilité accordée au Client dans la gestion de sa facturation fournisseur.

Étant précisé, que les conditions générales d’achat du Client, ainsi que tous autres documents d’achat du Client,y compris un prospectus, catalogue, bon d’achat sont exclus et ne s’appliqueront pas entre les Parties.

Par la signature du Devis et le cas échéant des conditions particulières, le Client commande les Solutions et Services annexes indiqués (ci-après désigné la « Commande »).

Les Solutions seront concédées moyennant un Abonnement annuel, sous réserve d’un minimum de 12 mois, sauf dispositions particulières conclues entre les Parties.

Toute autre commande de Solutions ou de Services annexes effectuée par le Client pendant la durée de ce Contrat sera matérialisée par la signature d’un nouveau Devis.

En fonction de la Solution et du Service commandé, la Prestation peut être effectuée à distance, dans les locaux du Prestataire ou dans ceux du Client.

Tout frais de déplacement seront à la charge du Client après acceptation préalable des frais prévisionnels .

Les Services annexes varient en fonction du besoin du Client, sont présentés sur Devis ainsi que les conditions financières.

Le Client est réputé, pour chaque Commande, être parfaitement informé du fait que l’acceptation des présentes Conditions Générales de Vente ne nécessite pas leur signature manuscrite mais résulte de la signature du Devis, et le cas échéant, les documents contractuels associés.

Par principe, les Conditions Générales de Vente applicables sont celles en vigueur au moment de la Commande. Cette version prime sur toute autre version modifiée ultérieurement, à l’exception des modifications prenant en compte les évolutions légales et réglementaires ou des modifications non substantielles, lesquelles s’appliquent immédiatement à toute Commande en cours.

Le Contrat ne peut être modifié que par avenant signé par les Parties. Les avenants ultérieurs font partie du Contrat et sont soumis à l’ensemble des dispositions qui le régissent.

Le fait pour l’une des Parties de ne pas se prévaloir ou de tarder à se prévaloir de l’application d’une clause du Contrat ne saurait être interprété comme une renonciation à se prévaloir de cette clause dans l’avenir.

Si une disposition des présentes Conditions Générales de Vente et d’une manière générale du Contrat était jugée nulle ou non applicable au regard notamment d’une règle de droit, elle serait réputée non écrite, mais cela n’entraînera pas la nullité des Conditions Générales de Vente et du Contrat. Au cas où il s’agirait d’une disposition essentielle, les Parties négocieront de bonne foi un avenant

4. Durée

Le Contrat prend effet à compter de la date de signature du Devis et restera en vigueur pendant la durée nécessaire à la configuration de la Solution, augmentée de la durée de l’Abonnement selon les modalités définies ci-après.

La durée de configuration de (s) la Solution(s) et la date de Mise en ligne seront indiquées à titre prévisionnel dans le Devis et confirmé à l’issue de la réunion de lancement organisée entre SMARTTRIBUNE et le Client par l’envoi d’un compte rendu de réunion adressé par email au Client.

L’Abonnement à la Solution est souscrit pour une durée d’un (1) an à compter de la Mise en ligne de la Solution par le Client (ci-après la “Période Initiale”).

L’Abonnement est renouvelable deux (2) fois par tacite reconduction sauf dénonciation par l’une ou l’autre Partie par l’envoi trente (30) jours avant la date d’anniversaire de l’Abonnement d’une lettre recommandée avec accusé réception.

Sauf accord préalable des Parties pour convenir d’un éventuel renouvellement, le Contrat prendra fin de plein droit à l’issue des périodes de reconduction.

5. Délivrance des solutions et des services annexes

5.1 Phases de Conception et Personnalisation de la Solution

Le Client s’engage à transmettre selon le calendrier convenu avec SMART TRIBUNE lors de la réunion de lancement du projet, les différents documents et informations nécessaires à la conception de la Solution par les équipes de Smart Tribune.

La réalisation du projet peut, en fonction du périmètre du projet du Client et des technologies, consister en différentes étapes (liste non exhaustive):

“Phase de conception” : Cette phase consiste en la récupération des Données Client, la rédaction de la base de connaissance et/ou la hiérarchisation de celle-ci, la création de wireframe et/ou maquettes graphiques. Des procès verbaux de validation seront signés tout au long de cette phase. La bonne réalisation de cette étape de projet dépend de la capacité du Client à fournir l’ensemble des informations requises dans les délais impartis.

“Phase de développement”: C’est la phase pendant laquelle les équipes de Smart Tribune vont réaliser l’ensemble des développements, personnalisation et paramétrages nécessaire à la mise en place de la Solution selon ce qui a été défini et validé lors de la phase de conception préalable.

“Phase de recette” : C’est la phase pendant laquelle le Client effectue la recette de la Solution, suite à la livraison par les équipes de Smart Tribune de la Solution sur l’environnement de pré production du Client, en vérifiant que la livraison corresponde aux éléments définis et validés lors de la Phase de Conception. Smart Tribune réalisera par la suite la qualification des retours de recette et les correctifs nécessaires puis livrera une nouvelle version de la Solution au Client. La signature d’un Procès Verbal de recette clôturera cette phase et est préalable à la mise en production de la Solution.

S’en suit la Mise en ligne telle que définie à l’article 1 et décrite à l’article 5.2.

SMART TRIBUNE mettra en oeuvre tous les moyens nécessaires afin de respecter le planning prévisionnel défini lors de la réunion de lancement. SMART TRIBUNE ne saurait être tenue responsable d’un retard de calendrier du fait du Client (par exemple en cas de non transmission de Données Client indispensables à l’accomplissement des différentes phases susvisées, ou d’absence de collaboration de la part du client indispensable au bon déroulement de ces étapes). L’Abonnement démarrera à la date prévue dans le planning sauf retard imputable au Client.

5.2  Installation de la Solution et Mise en ligne

La Solution s’intègre sur le site du Client par le biais de Snippet de code à ajouter sur la ou les pages sur lesquelles la Solution doit apparaître.

Le(s) Snippet(s) seront transmis par SMART TRIBUNE au Client préalablement à la Mise en ligne afin d’intégrer ceux-ci et de vérifier le bon fonctionnement.

Il est également possible d’intégrer la Solution au sein d’applications tierces en fonction de la Solution sous réserve que celles -ci soient accessibles via un canal existant comme Facebook messenger, Slack, Skype etc.

La Solution est réputée livrée dès la signature du Procès Verbal de recette.

Il est de la responsabilité exclusive du Client ou de toute personne dûment mandatée par ce dernier d’implémenter, de paramétrer et d’administrer le Snippets , directement ou via un système de gestion de Snippets – tiers ou inclus dans la Solution sur les éléments (pages etc) du ou des Sites pour lesquels il a souscrit l’Abonnement. Seuls les éléments incorporant le Snippet pourront permettre l’affichage de la Solution.

Pour des raisons techniques, et de responsabilité, SMART TRIBUNE n’est pas habilité et n’a pas la capacité physique à intervenir directement sur le ou les Sites du Client pour implémenter, administrer et/ou retirer les Snippets. Par conséquent la responsabilité de SMART TRIBUNE ne pourra pas être engagée en cas d’une mauvaise implémentation, administration et/ou d’une altération des Snippets.

Des Droits d’accès à l’Interface d’administration sont envoyés automatiquement au Client par email lors de la création de son compte “employé administrateur”. Cet administrateur a la possibilité de créer d’autres comptes employés pour ses collaborateurs qui recevront également leurs accès par email.

Ces Droits d’accès sont placés sous la sécurité du Client qui devra prendre toute mesure de sécurité nécessaire aux fins qu’ils ne soient pas connus de tiers ou utilisés par des personnes non autorisées

Il est expressément convenu qu’en cas de pluralité de Droit d’accès, l’administrateur principal est responsable de la gestion des Droits d’accès (accès personnalisé), des domaines, des rôles et droits de gestion et habilitations.

En cas de perte aux Droits d’accès, le Client pourra obtenir de nouveaux les codes auprès de SMART TRIBUNE, après avoir formulé la demande par email.

Le Client s’engage plus généralement à respecter toutes les consignes techniques qui pourront lui être délivrées par SMART TRIBUNE et à en faire bonne gestion.

6. Sécurité / Réseau internet

SMART TRIBUNE s’engage à mettre en place et à maintenir une politique de sécurité conforme aux standards de la profession afin d’assurer la sécurité physique et logique de la Solution contre d’éventuels accès non autorisés. A cette fin, SMART TRIBUNE mettra en oeuvre à sa seule discrétion toute mesure appropriée. Toutefois, le Client reconnaît que la confidentialité, l’intégrité et l’accessibilité des Données mises en ligne sur la Solution et/ou utilisées dans le cadre des Solutions, dépend pour partie des mesures qu’il aura lui-même mis en oeuvre pour assurer la sécurité physique et logique des ses matériels, systèmes ou réseaux.

A cet égard, le Client reconnaît en particulier:

– que les transmissions de données sur internet ne bénéficient que d’une fiabilité technique relative, celles-ci circulant sur des réseaux hétérogènes aux caractéristiques et capacités techniques diverses, qui sont parfois saturés à certaines heures de la journée,

– que certains réseaux spécifiques composant Internet peuvent dépendre d’accords particuliers et être soumis à des restrictions d’accès,

– que les données circulant sur Internet ne sont pas protégées contre des détournements éventuels.

7. Utilisation de la solution, maintenance et sauvegarde

7.1 Utilisation

La Solution est concédée pour une utilisation sur le(s) Site(s) du Client dont le(s) nom(s) de domaine est (sont) sa(leur) propriété directe. Dans l’hypothèse où le Client souhaiterait utiliser la Solution sur un de(s) Site(s) dont il ne serait pas l’éditeur et le propriétaire, le Client garantit à SMART TRIBUNE avoir été dûment habilité et autorisé par le propriétaire à effectuer les actions suivantes :

– ajouter/retirer un ou plusieurs Snippet(s) au sein du Site – créer les éventuelles pages nécessaires

– ajouter les éventuelles règles permettant l’optimisation du référencement naturel

Le Client s’engage à en apporter la preuve sur première demande de SMART TRIBUNE.

7.2 Maintenance

SMART TRIBUNE se réserve le droit d’interrompre l’accès à la Solution

(i) pour les besoins de la maintenance de la Solution, en ce compris les mises à jour

(ii) pour l’amélioration du Service et l’installation de nouvelles fonctionnalités

(iii) pour vérifier le bon fonctionnement et le bon usage de la Solution

(iv) et en cas de panne ou de menace sérieuse de panne

En cas d’intervention susceptible d’affecter la disponibilité de la Solution de façon conséquente, SMART TRIBUNE s’engage à en avertir le Client à l’avance dans les meilleurs délais par email, sauf opération urgente non planifiée, à limiter la durée d’indisponibilité à ce qui est strictement nécessaire pour les besoins de l’intervention, et de regrouper autant que possible les interventions.

7.3 Sauvegarde

Smart Tribune s’engage à faire ses meilleurs efforts pour assurer la conservation des copies des Données du Client réalisées de manière périodique, et s’engage à les communiquer selon l’accord, notamment financier, des Parties. Pour les besoins du Contrat, les informations présentes sur ces copies sont considérées comme Informations Confidentielles.

Toutefois, l’intégrité des informations copiées ne saurait être garantie, et la responsabilité de SMART TRIBUNE ne saurait être recherchée, lorsqu’une ou plusieurs des informations originales étaient altérées ou corrompues préalablement à la copie.

8 Traitement des anomalies

Le traitement des anomalies sont fait conformément à l’annexe 1 des présentes..

9.  Obligation de client

Le Client s’engage à:

● fournir à SMART TRIBUNE les informations propres à lui permettre d’exécuter la Prestation dans les meilleurs conditions, en exprimant ses besoins de manière claire et précise et en
informant sans délai SMART TRIBUNE de tout événement, modification susceptible d’affecter les prestations ou leurs conditions d’exécution.
● à donner à SMART TRIBUNE toute information utile et nécessaire à la bonne conception et intégration de la Solution.
● à payer à SMART TRIBUNE le prix des Prestations dans les délais et conditions convenus,
● fournir une adresse de facturation valide et prévenir SMART TRIBUNE de tout changement relatif à son adresse ou à son mode de paiement.
● conserver la confidentialité des Droits d’accès.
● ne pas développer ou commercialiser de services ou des produits susceptibles de concurrencer SMART TRIBUNE et ne pas fournir à un concurrent des informations
susceptibles de l’aider.
● à informer ses utilisateurs internautes de leurs droits relatifs à la protection de leurs données personnelles en tant que responsable de traitement et conformément au Règlement
Générale sur la protection des données. (article 19 et annexe 2)

10. Obligation de Smart Tribune

SMART TRIBUNE s’engage à:

● mettre en oeuvre les moyens humains nécessaires à la Prestation,

● à conseiller le Client tous les éléments en lien avec la Prestation,

● à signaler au Client tous les éléments qui lui semblent pouvoir compromettre la bonne
exécution de la Prestation

● transmettre au Client ses Droits d’accès dans le cadre de la mise à disposition de la Solution,

● Transmettre au Client toute Documentation permettant l’installation de la Solution.

SMART TRIBUNE s’engage à livrer la Solution exempte de tout défaut et à procéder à des conditions
de qualité régulier. Dans le cas où la Solution ne correspondait pas aux Prestations décrites dans le
Contrat et/ou ne serait pas conforme aux règle de l’art, SMART TRIBUNE s’engage à apporter dans les
meilleurs délais tous les correctifs utiles et à effectuer toutes les sauvegardes nécessaires à ses
propres frais et charges.

SMART TRIBUNE fera ses meilleurs efforts aux fins d’:
– assurer une surveillance permanente des Données ainsi que des moyens techniques qu’il utilise
dans l’exécution des Prestations, relatifs notamment à l’accès, au stockage ou à l’exploitation des
Données.
– assurer une protection physique et logique des Données et de tout autre élément d’information qui
lui aura été confié par le Client en mettant en oeuvre les moyens techniques nécessaires contre les
risques de divulgation, destruction, corruption, piratage et détournement par un tiers non habilité.

Dans le cadre de son obligation de conseil, SMART TRIBUNE se réserve le droit de consulter
l’interface du Client pour lui préconiser toute amélioration dans l’utilisation de la Solution.

11. Conditions financières

11.1 Prix

Les prix afférents à la commande des Abonnements et Services annexes optionnels sont ceux indiqués sur le Devis.

SMART TRIBUNE indique le montant total de la commande H.T. et T.T.C. en euros. Les prix sont affichés en euros, en montant H.T. et T.T.C. et sont ceux applicables au jour du Devis.

Les prix sont définis hors taxes et majorés des taxes, notamment, lorsqu’elle est applicable, de la TVA en vigueur au jour de la réalisation de la prestation de services. Toutes les autres taxes non prévues dans la commande initiale seront payées par le Client. En application de la directive (CE) n°2008/8/CE du 12 février 2008, transposée en droit français par l’article 102 de la loi n°2009-1673 de finances pour 2010 du 30 décembre 2009, les règles applicables en matière de TVA sur les prestations de service sont les suivantes :

• Si le Client est domicilié en France, la TVA française est appliquée ;

• Si le Client est domicilié dans un pays de l’Union Européenne et dispose d’un numéro de TVA intracommunautaire, aucune TVA n’est appliquée; s’il ne dispose pas de numéro de TVA intracommunautaire, alors la TVA française est appliquée ;

• Si le Client est domicilié à l’étranger, hors du territoire de l’Union Européenne, aucune TVA n’est appliquée. Tout changement du taux applicable à la TVA sera automatiquement répercuté sur les prix indiqués.

SMART TRIBUNE et le Client conviennent que les dispositions de l’article 1195 du code civil ne s’appliquent pas à leur relation contractuelle. En conséquence, un changement de circonstances imprévisible lors de la conclusion du contrat ne changera pas le prix convenu sauf accord exprès des deux Parties.

11.2 Clause de révision de Prix

A chaque date d’anniversaire de l’Abonnement, SMART TRIBUNE se réserve le droit de réviser le prix annuel selon la formule suivante prenant en compte l’indice SYNTEC:

P1 = P0 x (S1 / S0)

P1 : prix révisé

P0 : prix contractuel d’origine ou dernier prix révisé

S0 : indice SYNTEC de référence retenu à la date contractuelle d’origine ou lors de la dernière révision

S1 : dernier indice publié à la date de révision

Cet indice mensuel est reconnu par le Ministère de l’Économie et des Finances depuis le 11 mars 1974.

Dans ce cas, SMART TRIBUNE notifiera le Client les nouveaux tarifs par courrier électronique au moins quatre-vingt dix (90) jours avant la fin de la période en cours. Après notification des nouveaux tarifs, le Client aura la possibilité de résilier le Contrat par lettre recommandée avec accusé de réception dans un délai de trente (30) jours. A défaut de notification par le CLIENT, les nouveaux tarifs seront réputés acceptés par le CLIENT et s’appliqueront à compter de la date de reconduction du Contrat.

11.3 Paiement et Facturation

Sauf conditions de facturation et de réglement spécifiques prévues au sein du Devis, il est expressément convenu que le règlement interviendra:

● 50% du montant total à la signature du Contrat

● 50% à la date de la livraison

SMART TRIBUNE se réserve notamment le droit de facturer un acompte et/ou d’appliquer un échéancier dès lors qu’il en aura été convenu avec le Client dans le Devis ou les conditions particulières de vente.
Sauf dispositions contraires convenues entre le Client et SMART TRIBUNE dans le Devis, les factures sont payables à trente (30) jours nets date de facture et sans escompte.

Toute contestation relative à la facture suite à sa réception par le Client doit être faite, par écrit, dans les quinze (15) jours suivants la date de la facture à l’adresse suivante :

Smart Tribune

Service client

56 Rue Saint Georges 75009

Paris Passé ce délai, la facture sera réputée acceptée par le Client, et aucune contestation ultérieure ne sera prise en compte par SMART TRIBUNE.

Les factures sont payables :

– par virement bancaire pour le compte de JCS WEB dont les coordonnées sont les suivantes :

TITULAIRE DU COMPTE : SAS JCS WEB

DOMICILIATION : PARIS LOUVRE (00806)

RIB : 30004 00806 00010171027 07

IBAN : FR76 3000 4008 0600 0101 7102 707

BIC : BNPAFRPPPOP

 

– par chèque libellé à l’ordre de : JCS Web

 

11.4 Pénalités

Le défaut de paiement par le Client des sommes dues à échéance, entraîne de plein droit et sans mise en demeure préalable, du seul fait de l’arrivée du terme, l’exigibilité immédiate des sommes dues ainsi que la facturation d’un intérêt de retard égal au taux d’intérêt appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente majorée de dix (10) points de pourcentage, au jour de l’exigibilité de la créance.

Tout professionnel en situation de retard de paiement devient de plein droit débiteur, à l’égard de SMART TRIBUNE, outre des pénalités de retard, d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante (40) euros en application des articles L 441-10 et D441-5 du code de commerce. SMART TRIBUNE se réserve le droit de réclamer une indemnisation supplémentaire en justifiant avoir dépensé des frais de recouvrement d’un montant supérieur à quarante (40) euros.

12. Résiliation

12.1 Résiliation pour convenance

Le Client demeure libre de résilier unilatéralement le Contrat à expiration de la Période Initiale ou de chaque période de reconduction moyennant la notification au Prestataire par lettre recommandée avec accusé de réception, trente (30) jours avant échéance de la période en cours. La résiliation n’a pas à être motivée.

Le Client s’engage à supprimer les Snippets dans un délai de 30 (trente) jours à l’issue de la date de résiliation de l’Abonnement, à défaut, le Contrat sera reconduit tacitement dans les conditions prévues à l’article 4 “ durée”.

Le prestataire demeure libre de résilier unilatéralement le Contrat à expiration de la période initiale ou de chaque période de reconduction moyennant la notification au Client par lettre recommandée avec accusé de réception 3 mois avant échéance de la période en cours. La résiliation du Contrat n’a pas à être motivée.

12.2 Résiliation pour manquement

Sans préjudice de tous autres droits et action, en cas d’inexécution par l’une ou l’autre des Parties de l’une quelconque des obligations lui incombant au titre du Contrat, la Partie non défaillante pourra résilier de plein droit, trente (30) jours calendaires après avoir adressé une mise en demeure en Lettre Recommandée avec Accusé de Réception, restée infructueuse en tout ou partie.

Nonobstant la clause précédente, Smart Tribune aura la faculté de résilier de plein droit le Contrat pour défaut de paiement après mise en demeure restée sans effet pendant quinze (15) jours calendaires.

Toutefois, tant que les Snippets ne seront pas retirés par le Client, ce dernier demeurera redevable du prix d’Abonnement à la Solution conformément aux conditions tarifaires définies.

12.3 Effet de la résiliation

A la fin du Contrat, l’accès à l’Interface d’administration de la Solution est désactivé pour le Client par conséquent celui-ci ne peut plus créer, modifier ou exporter son contenu. Le Client pourra obtenir dans la limite de deux (2) mois après la fin du Contrat , une extraction partielle ou totale des Données Traitées. Cette restitution pourra faire l’objet d’un devis établi en fonction du type de données attendues et également du volume de données à traiter, des périodes et des critères d’analyse. Si le Client n’exerce pas son droit dans le délai requis, le Prestataire s’engage à supprimer l’ensemble des données du Client. Cet effacement sera définitif et ne permettra une restitution ou une reconstitution même partielle des Données.

Nonobstant l’expiration ou résiliation du Contrat, pour quelque cause que ce soit, les dispositions des articles 15, 17,21 continueront de s’appliquer.

13. Responsabilité

SMART TRIBUNE n’est tenue dans le cadre de l’exécution du présent Contrat qu’à une obligation de moyens.

La responsabilité du Prestataire est limitée aux dommages directs à l’exclusion de tout dommage indirect tels que et sans que cela soit limitatif pertes d’exploitation, préjudices commerciaux, perte de clientèle, perte de commande, perte de bénéfice ou atteinte à l’image de marque. La responsabilité totale cumulée du Prestataire ne pourra excéder la plus faible des sommes suivantes:

– soit la valeur annuelle du Contrat

– soit 50 000 euros

La responsabilité du Prestataire ne pourra être engagée:

en cas de force majeure telle que prévue à l’article “Force majeure”
– en cas d’indisponibilité des Solutions si ces problèmes sont liés à des circonstances ne dépendant
pas du réseau internet propre au Prestataire
– pour tout problème technique sur les matériel et/ou le réseau internet propre du Client
– en cas d’une mauvaise implémentation des Snippets et/ou une altération de ces derniers
– en cas d’une mauvaise administration des Snippets
– en cas de coupure programmée par le Prestataire dans le cadre de la maintenance et notamment
de mises à jour correctives et/ou évolutives de(s) Solutions
– en cas de manquement du Client au présent Contrat et/ou dans l’hypothèse où le Client
n’utiliserait pas les Solutions conformément aux instructions et à la documentation fournies par
Smart Tribune.

14. Propriété intellectuelle et références commerciales

SMART TRIBUNE a conçu chacune des Solutions et d’une manière générale la base associée et demeure titulaire des droits de propriété intellectuelle attachés aux Solutions et à leurs technologies.
Dans ce cadre, SMART TRIBUNE concède au Client un droit d’usage de la base des Solutions, il ne concède aucun droit de propriété sur ladite base en elle-même, c’est-à-dire le contenant.
Le Client s’interdit donc de décoder, décompiler, adapter, copier démanteler la base de la Solution et d’une manière générale d’altérer la base de quelque manière que ce soit.
Le Client s’engage à ne pas porter atteinte, ou remettre en cause de quelque manière que ce soit, les droits de SMART TRIBUNE que ce soit sur ses Solutions, les bases associées, toute Documentation et son site web.

Le Client s’interdit également de copier la Documentation mise à sa disposition, sauf pour ses besoins propres de manipuler et/ou d’utiliser la base de données d’une manière qui pourrait directement ou indirectement, faire concurrence au Prestataire.
SMART TRIBUNE demeure titulaire des droits de propriété intellectuelle attachés à la base SMART TRIBUNE qui assemble les Données du Client d’une manière originale, les ordonne, les enrichit par un traitement spécifique et des rapprochements significatifs. D’une manière générale SMART TRIBUNE conserve tous les droits et titres de propriété intellectuels relatifs à ses Solutions et à sa technologie.
Le Client est seul propriétaire des Données contenues dans la base de données implémentée dans la Solution et titulaire des droits patrimoniaux de propriété intellectuelle qui y sont attachés.
Le Client autorise SMART TRIBUNE à mentionner son nom et utiliser son logo à titre de référence commerciale sur tout support utile à sa prospection et notamment par l’insertion d’un hyperlien sur son site internet et sur sa présentation commerciale.

15. Non sollicitation

Le Client renonce à engager ou à faire travailler, directement ou par personne interposée, tout collaborateur du Prestataire quelle que soit sa fonction et même si la sollicitation initiale est formulée par ce dernier.

Cette renonciation est valable pendant tout la durée du Contrat augmentée d’un an à compter de la fin de celui-ci.

Dans le cas où le Client ne respecterait pas cette disposition et sauf dérogation expresse écrite du Prestataire, le Client serait redevable au Prestataire de plein droit en compensation du préjudice subi d’une somme forfaitaire et irréductible égale à douze (12) fois la valeur du dernier salaire mensuel brut perçu par le collaborateur, sans préjudice du droit pour le Prestataire de réclamer des dommages et intérêts supplémentaires.

16. Assurance

Chacune des parties s’assure contre les conséquences pécuniaires des dommages qu’elle pourrait subir et de la responsabilité civile pouvant lui incomber au titre des produits et services de SMART TRIBUNE.

Ainsi, le Client s’engage à souscrire, auprès de toute compagnie de son choix notoirement solvable, une police d’assurance garantissant ses propres dommages, ainsi que sa responsabilité civile afin de couvrir tous les dommages matériels, corporels et/ou immatériels susceptibles d’être causés directement ou indirectement à SMART TRIBUNE et/ou aux tiers, ainsi que tous risques spéciaux liés à son activité, pour toute la durée du Contrat. Les évènements et limites de garantie seront indiqués sur l’attestation d’assurance et devront être au moins équivalents aux montants de garantie pratiqués par les usages de la profession du Client. L’attestation d’assurance du Client contre tous les risques envisagés au présent article sera communiquée sous quinze (15) jours.

Le Client fournira à chaque nouvelle Commande, ainsi qu’à échéance de la ou des polices concernée(s), et à la première demande de SMART TRIBUNE une attestation d’assurance établissant que la police est en vigueur et rappelant les garanties dont il bénéficie, le montant garanti par sinistre et les activités du Client.

A défaut de présentation de ces attestations, SMART TRIBUNE se réserve le droit d’exiger de la part du Client le versement d’une pénalité égale à cinq cents (500) euros par jour de retard, à l’issue d’un délai de trente (30) jours suivant une mise en demeure adressée par SMART TRIBUNE par lettre recommandée avec accusé réception restant vaine.

Le non-respect des dispositions du présent paragraphe est susceptible d’entraîner la résiliation du contrat au tort du Client.

En cas de résiliation des polices, quelle qu’en soit la raison, le Client s’engage à prévenir immédiatement SMART TRIBUNE, à régler les primes qu’il resterait devoir à son assureur dans les délais prévus par le contrat et de façon générale, à prendre toutes les dispositions qui s’imposent pour maintenir en vigueur les garanties du contrat d’assurance. En aucune manière, le Client ne pourra invoquer l’existence des polices d’assurance, une insuffisance de couverture ou encore des franchises ou les exclusions, ou plus généralement une difficulté quelconque qui pourrait lui être opposée par l’assureur en cas de sinistre pour obtenir une indemnisation de ses dommages ou une limitation de sa responsabilité.

17. Confidentialité

Chaque Partie s’engage à tenir confidentiels tant pendant la durée du Contrat et deux (2) ans après son expiration, les termes du Contrat qui les lie et notamment les éléments relatifs à la facturation ainsi que toute informations confidentielles échangées dans ce cadre.

Par Informations Confidentielles, sont désignées: toute information, procédé et/ou résultat, détenu par l’une des Parties et transmis à l’autre, quel que soit le support utilisé ou la forme de cette transmission (écrite, orale ou visuelle), et concernant, sans que cette liste soit limitative, des brevets, marques, logiciels, savoir faire, secrets de fabrication, plans, dessins modèles, designs, specifications, compte rendu de réunion, étude, perspectives de développement identifié de façon manuscrite ou orale comme étant confidentiel.

La Partie réceptrice des Informations confidentielles, s’engage, sauf autorisation expresse écrite de l’autre Partie à:

(i) les garder confidentielles en prenant toutes mesures de sécurité physiques, logiques et organisationnelles utiles et raisonnables

(ii) ne pas les divulguer à quelque agent, sous traitant ou tiers que ce soient

(iii) ne pas les utiliser à d’autres fins que celles pour lesquelles les Informations Confidentielles ont été communiquées

(iv) se porter fort, auprès de son personnel habilité à connaître ces Informations Confidentielles du maintien de leur caractère confidentiel

 

Les engagements, obligations et restrictions ci-dessus ne s’appliquent pas :

● aux Informations qui sont ou deviendraient du domaine public sans infraction par la partie Réceptrice;

● aux Informations dont la Partie réceptrice pourrait prouver avoir eu connaissance avant leur communication par l’autre Partie ;

● aux Informations dont la Partie réceptrice peut prouver avoir développé indépendamment

● aux informations dont la divulgation est requise par la loi, un règlement, une procédure judiciaire ou administrative, à condition toutefois que la Partie réceptrice en avise la Partie divulgatrice dans les plus brefs délais et si possible avant la divulgation de telle sorte que cette dernière puisse demander le traitement confidentiel ou la protection desdites informations.

Le Contrat est considéré comme une Information confidentielle.

18. Force majeur

Les parties ne répondront pas des retards ou des défauts d’exécution du présent Contrat causés par un événement de force majeure tel que défini par l’article 1218 du Code civil. La force majeure n’entraînera que la suspension du Contrat pendant le temps où elle produira ses effets. La Partie qui entend s’en prévaloir devra informer l’autre Partie par écrit. Toutefois, la suspension du Contrat ne pourra excéder un délai d’un (1) mois à compter de la réception de la notification écrite. A l’expiration de ce délai, la Partie la plus diligente pourra de plein droit mettre fin au Contrat sans préavis ni indemnité avec effet immédiat en informant l’autre partie par notification écrite.

La résiliation prendra effet à réception de la notification et se fera dans les conditions prévues à l’article 12.3.

19. Données personnelles

Smart Tribune rappelle expressément le caractère stratégique et strictement confidentiel de toutes les données à caractère personnel collecté et traité dans le cadre de la relation contractuelle. Par conséquent, les Parties reconnaissent que l’ensemble de ces données et fichiers est soumis au respect de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 « Informatique et libertés » modifiée, et au Règlement Général sur la Protection des Données (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD) et relève de la vie privée et du secret professionnel.

Les Parties s’engagent à mettre en place toutes les procédures nécessaires pour en assurer la
confidentialité et la plus grande sécurité.

Afin d’exécuter le présent Contrat, SMART TRIBUNE est amenée à collecter et traiter des données personnelles d’utilisateurs de la Solution, personnes physiques, pour le compte et sur instructions du Client. Le Client est donc considéré comme étant le responsable de traitement et SMART TRIBUNE comme le sous traitant au sens du RGPD. Les obligations des Parties sont expressément développées en annexe 2 des présentes.

Les engagements de SMART TRIBUNE en tant que responsable de traitement (notamment pour le traitement des données personnelles de ses Clients) et les droit des personnes concernées sont exposés dans sa Charte de protection des données personnelles disponible plus bas.

20. Cession-changement de contrôle

Le Contrat est conclu intuitu personae, en considération du Client et ses caractéristiques sans lesquelles SMART TRIBUNE n’aurait pas conclu le présent Contrat. En conséquence, le Client ne peut céder tout ou partie des droits et obligations qui découlent du Contrat sans l’accord écrit et préalable de SMART TRIBUNE. A défaut, le Client reste personnellement responsable tant envers SMART TRIBUNE qu’envers les tiers, et SMART TRIBUNE se réserve le droit de mettre fin au Contrat.

Tout changement de contrôle, direct ou indirect, du capital social du Client sera assimilé à une
cession de Convention.

21. Droit applicable et tribunaux compétents

Le Contrat est conclu intuitu personae, en considération du Client et ses caractéristiques sans lesquelles SMART TRIBUNE n’aurait pas conclu le présent Contrat. En conséquence, le Client ne peut céder tout ou partie des droits et obligations qui découlent du Contrat sans l’accord écrit et préalable de SMART TRIBUNE. A défaut, le Client reste personnellement responsable tant envers SMART TRIBUNE qu’envers les tiers, et SMART TRIBUNE se réserve le droit de mettre fin au Contrat.

Tout changement de contrôle, direct ou indirect, du capital social du Client sera assimilé à une
cession de Convention.

Annexe 1 : Traitement des anomalies

1/Définitions

Anomalie: désigne tout dysfonctionnement de la Solution telle que fournie par le Prestataire sans paramétrage.

Anomalie Bloquante désigne une Anomalie provoquant l’arrêt de l‘exploitation opérationnelle et/ ou rendant impossible l’utilisation normale de la Solution, et qui ne peut pas être contournée par une solution de contournement. Une liste non-exhaustive des Anomalies considérées comme des Anomalies Bloquantes figure en annexe.

Anomalie Majeure désigne toute Anomalie n’empêchant pas l’utilisation de la Solution Informatique mais induisant une dégradation de l’utilisation normale de la Solution, et pouvant faire l’objet d’une solution de contournement. Une liste non-exhaustive des Anomalies considérées comme des Anomalies Majeures figure en annexe.

Anomalie Mineure désigne toute Anomalie permettant de poursuivre l’utilisation normale de la Solution Informatique dans l’ensemble de ses fonctionnalités; et/ou toute autre Anomalie ne rentrant pas dans l’une des catégories définies ci-dessus.

Temps de Disponibilité : est défini comme étant l’ensemble des moments où les Services SMART TRIBUNE sont disponibles et accessibles par les utilisateurs autorisés et fonctionnent de manière appropriée pour mener à bien le bon fonctionnement de l’activité.

Temps d’Indisponibilité : est défini comme étant tous les moments où les Services SMART TRIBUNE ne sont pas disponibles et accessibles par les utilisateurs autorisés, pour permettre le bon fonctionnement de l’activité. Les Temps d’Indisponibilité n’incluent pas les Temps d’Exception définis ci-dessous.

Temps d’Exception : incluent les moments où les utilisateurs ne peuvent pas accéder aux Services SMART TRIBUNE en raison : (i) de la Maintenance programmée (telle que définie ci-dessous) ; (ii) d’un cas de force majeure (tel que défini au Contrat)); (iii) des problèmes de matériel du Client, de connectivité réseau ou de logiciel tiers ; et/ou (iii) d’une mauvaise utilisation des Services SMART TRIBUNE.

Maintenance programmée : est définie comme toute opération majeure de maintenance. Avant toute Maintenance programmée, le Client recevra un préavis de quarante-huit (48) heures. Le Client peut demander à SMART TRIBUNE de décaler toute Maintenance programmée, ce que SMART TRIBUNE peut faire à sa seule discrétion.

2/ Correction des anomalies

SMART TRIBUNE fera ses meilleurs efforts aux fins de résoudre les Anomalies dans les conditions suivantes :

Anomalie bloquanteAnomalie majeureAnomalie mineure
Délai de prise en charge4 heures ouvrées8 heures ouvrées3 jours ouvrés
Contournement1 jour ouvré2 jours ouvrésN/A
Résolution2 jours ouvrés5 jours ouvrésN/A

Le défaut de respect des délais de résolution prévus au présent article pourra entraîner l’application de pénalités comme suit :

– 5% du montant du Contrat mensuel par jour de retard pour les Anomalies Bloquantes

– 3% du montant du Contrat mensuel par jour de retard pour les Anomalies Majeures Ces pénalités s’appliquent en sus des pénalités relatives au taux de disponibilité.

Les pénalités sont applicables de plein droit

3/ Disponibilité de la Solution

Garantie d’accord sur les Niveaux de Service. Tant que le Client ne viole pas les conditions du Contrat, SMART TRIBUNE garantit (la « Garantie SLA ») que la Disponibilité du Système

pour les Solutions SMART TRIBUNE, telle que calculée ci-dessous, ne sera pas inférieure à 99,50% (« l’Objectif SLA »).

Taux de disponibilité : ( (n – y) / n ) x 100

Où :

« n » est le nombre total d’heures dans un mois calendaire donné, à l’exclusion des Temps d’Indisponibilité et des Temps d’Exception

et
« y » est le nombre total d’heures de Temps d’Indisponibilité dans le

même mois calendaire donné exclusion faite des Temps d’Exception

Pour les mois où la fourniture des services débute à une autre date que le premier jour du mois, le calcul des variables sera proratisé en conséquence.

Crédit de réparation de la Garantie SLA. Dans l’éventualité où SMART TRIBUNE ne se conformerait pas à la Garantie SLA, le Client pourra bénéficier de l’application des pénalités comme suit :

● Premier mois de disponibilité inférieure à l’Objectif SLA : 10% du montant de l’Abonnement payé pour le mois donné pour les Services Smart Tribune.

● Deuxième mois consécutif : 15 % de l’Abonnement payé pour le mois donné pour les Services Smart Tribune.

● Troisième mois consécutif : 20 % de l’Abonnement payé pour le mois donné pour les Services Smart Tribune.

● Quatrième mois consécutif : 30 % de l’Abonnement payé pour le mois donné pour les Services Smart Tribune.

● Cinquième mois consécutif : 50 % de l’Abonnement payé pour le mois donné pour les Services Smart Tribune.

Afin d’obtenir les crédits en vertu des présentes, le Client doit en faire la demande par écrit à SMART TRIBUNE dans les trente (30) jours suivant la fin du mois concerné.

 

Annexe 2 : Accord sur la protection des Données personnelles

 

ENTRE,

JCS WEB, dont le nom commercial est « SMART TRIBUNE », est une société par actions simplifiée, au capital de 24 000 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris, sous le numéro 534 318 647 dont le siège social est sis 24 rue du Pré Saint Gervais 93500 PANTIN, représenté par Monsieur Jeremy GALLEMARD en sa qualité de Président.

(ci-après, « le sous-traitant») d’une part,

ET

Le Client, (ci après le “responsable de traitement”)

Préambule

La présente Annexe s’applique au traitement de donnée à caractère personnel réalisé par Smart Tribune et le Client dans la cadre de mise à disposition par SMART TRIBUNE d’un service de selfcare en saas. Le présent document constitue un document indépendant visant à définir les obligations respectives des Parties afin d’assurer le respect de la législation en vigueur en terme de traitement de données personnelles et de respect de la vie privée.

 

1. Objet

La présente annexe a pour objet de définir les conditions dans lesquelles le sous-traitant s’engage à effectuer pour le compte du responsable de traitement les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après et les obligations du Client dans ce cadre.

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable depuis le 25 mai 2018 (ci-après, « le règlement européen sur la protection des données” ou “RGPD »).

 

2. Description du traitement faisant l’objet de la sous-traitance

Le sous-traitant est amené à traiter pour le compte du responsable de traitement les données à caractère personnel nécessaires pour fournir le ou les service(s) suivant(s):

Fourniture d’une Solution (services de selfcare)

A. Nature des traitements

La nature des opérations réalisées sur les données est: collecte, enregistrement, organisation, structuration, conservation, adaptation, modification, consultation…

B. La finalité des traitements

La ou les finalité(s) du traitement sont: la conception de la Solution par le sous traitant pour le Client

C. Catégorie de personnes concernées

Les catégories de personnes concernées sont:

● personnel autorisé du Responsable de traitement. Est entendu par personnel autorisé, les salariés du responsable de traitement ainsi que toute personne physique mandatée par le responsable de traitement pour utiliser la solution ou pour assurer la mise en oeuvre de la relation commerciale avec le sous traitant (achat, facturation, gestion de projet, etc…)

● les Utilisateurs Finaux (c’est à dire des sites internet du Client utilisant la Solution/application)

D. Type de données à caractère personnel

Les données à caractère personnel traitées sont:

– pour le personnel du responsable de traitement: civilité, nom, prénom, email,

– pour les utilisateurs: adresse IP

Pour l’exécution du service objet du présent contrat, le responsable de traitement met à la disposition du sous-traitant les informations nécessaires suivantes:

E. Durée du traitement

Sauf disposition contraire convenue entre les Parties, la Durée du traitement dépend de la réalisation de la Prestation du SMART TRIBUNE (durée d’Abonnement incluse).

 

3. Obligations du sous-traitant vis-à-vis du Responsable de traitement

Le sous-traitant s’engage à :

1. traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la sous-traitance

2. traiter les données conformément aux instructions données par le Responsable de traitement figurant en annexe du présent contrat. Si le sous-traitant considère qu’une instruction constitue une violation du règlement européen sur la protection des données ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il en informe immédiatement le Responsable de traitement.

En outre, si le sous-traitant est tenu de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, il doit informer le responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public

3. garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent Contrat

4. veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du présent Contrat : s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel

5. prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut

6. Sous-traitance

Le sous-traitant peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après, « le sous-traitant ultérieur ») pour mener des activités de traitement spécifiques.

A la date de signature du présent Contrat, le Responsable de traitement déclare avoir recours aux sous traitants ultérieurs suivants:

Le Sous traitant restera en tout état de cause seul responsable vis à vis du Responsable de traitement, de l’ensemble des obligations résultant de la présente annexe. Il appartient au sous traitant de s’assurer que le sous traitant ultérieur présente des garanties suffisantes quant à la mise en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD. Si le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, le sous-traitant initial demeure pleinement responsable devant le responsable de traitement de l’exécution par l’autre sous-traitant de ses obligations.

Le sous traitement demeure libre de modifier sa liste ci-dessus mais il doit cependant informer préalablement et par écrit le Responsable de traitement de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du sous-traitant ultérieurs. Le responsable de traitement dispose d’un délai minimum de 8 (huit) jours calendaires à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le responsable de traitement n’a pas émis d’objection pendant le délai convenu.

 

4. Obligations du Client Responsable de Traitement

Le Responsable de traitement s’engage à respecter la Réglementation et veille de manière générale à ce que les Données :

– soient traitées de manière licite, loyale et transparente

– soient collectées pour des Finalités déterminées, explicites et légitimes

– soient adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des Finalités poursuivies. Le Responsable de traitement s’engage par conséquent à anonymiser ou “pseudonymiser” autant que possible les Données dans le cadre du Contrat,

– ne soient conservées par le Client sous une forme permettant l’identification des Personnes concernées que pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des Finalités poursuivies. Il appartient au Client de définir la durée de conservation des données notamment eu égard aux délais de prescription légaux en matière fiscale, sociale, commerciale ou encore selon les délais de prescription spécifiques compte tenu du secteur d’activité du Client.

Plus particulièrement, le Client s’engage à fournir au Sous-traitant, et à maintenir à jour pendant toute la durée du Contrat, toute information et instruction écrite nécessaire à la réalisation des Traitements (notamment une description précise des Finalités, des durées de conservation associées, du type de Données à traiter, des catégories de Personnes concernées).

-à obtenir lorsque cela s’applique le consentement des personnes concernées pour le traitement de leur données et les informer de leur droit ainsi que du fait qu’ Le Client s’engage par ailleurs selon le secteur d’activité dans lequel il évolue, en particulier lorsqu’il s’agit d’un secteur réglementé et/ou lorsque les Prestations portent ou mettent en œuvre des Données particulières au sens du RGPD (telles que des Données de santé, des Données de mineurs), à alerter le sous-traitant des règles spécifiques qui lui sont applicables en matière de protection et de sécurisation desdites Données et à lui communiquer toutes instructions écrites et documentation utiles à cet effet. Il en va de même si le Client est une administration, un établissement public, une organisation ou autre personne morale de droit public ou assimilée.

 

5. Mesures de sécurité

Le sous-traitant s’engage à assurer la sécurité des données à caractère personnel, et, à veiller à leur intégrité et confidentialité. A ce titre, il s’engage à concevoir et mettre en œuvre toutes mesures techniques et organisationnelles garantissant un niveau de sécurité adapté au risque, y compris, entre autres la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel les moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement; les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique; une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.

 

6. Droit d’information des personnes concernées

Option A Il appartient au responsable de traitement de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.

Option B Le sous-traitant, au moment de la collecte des données, doit fournir aux personnes concernées par les opérations de traitement l’information relative aux traitements de données qu’il réalise. La formulation et le format de l’information doit être convenue avec le responsable de traitement avant la collecte de données.

 

7. Exercice des droits des personnes

Il est rappelé que les personnes concernées sont libres d’exercer les droits qui leur sont conférés à l’égard de et à l’encontre du Responsable de Traitement. Les Parties s’engagent à coopérer entre elles afin de permettre le traitement rapide et efficace de toute demande et d’être en mesure de répondre à la personne concernée dans le délai légal d’un (1) mois à compter de la réception de la demande.

Dans la mesure du possible, le sous-traitant doit aider le responsable de traitement à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).

Lorsque les personnes concernées exercent auprès du Sous-traitant des demandes d’exercice de leurs droits, et qu’elle vise uniquement un traitement réalisé pour le compte du Responsable de traitement, celui ci s’engage à adresser ces demandes dès réception par courrier électronique à: rgpd@smart-tribune.fr .

Lorsque la demande est formulée auprès du Responsable de traitement et dans l’hypothèse où ce dernier ne peut y donner suite sans le concours du sous traitant, le Responsable de traitement s’engage à solliciter le point de contact du sous traitant dans les plus brefs délais, par email à rgpd@smart-tribune.fr

Lorsque la demande est formulée auprès du sous traitant et qu’elle ne vise pas particulièrement un traitement réalisé pour le compte du Responsable de traitement, le sous traitant répondre directement à la personne concernée sans avoir besoin d’en informer le Responsable de traitement.

 

8. Notification des violations de données à caractère personnel

Le Sous-traitant notifie au Responsable de traitement toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance et dans les conditions de forme et de contenu requis par le RGPD et ce afin de permettre au Responsable de traitement de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente. Le Responsable de traitement à la charge d’informer les personnes concernées dans les meilleurs délais.

 

9. Sort des données

Au terme de l’Abonnement, le Sous-traitant s’engage à : Au choix des parties : détruire toutes les données à caractère personnel ou à renvoyer toutes les données à caractère personnel au responsable de traitement ou à renvoyer les données à caractère personnel au sous-traitant désigné par le responsable de traitement.

Le renvoi doit s’accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d’information du sous-traitant. Dans l’hypothèse où le droit communautaire ou le droit d’un Etat membre exigerait la conservation de données à caractère personnel, le sous traitant informe le Responsable de traitement de cette obligation. Le Sous-traitant s’engage à fournir, à la demande du Responsable de traitement, une attestation de la destruction.

 

10. Tenue du registre

Le sous-traitant déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du responsable de traitement comprenant : le nom et les coordonnées du Responsable de traitement pour le compte duquel il agit, des éventuels sous-traitants et, le cas échéant, du délégué à la protection des données; les catégories de traitements effectués pour le compte du Responsable du traitement; le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l’article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du règlement européen sur la protection des données, les documents attestant de l’existence de garanties appropriées.

 

11. Documentation et audit

Le sous-traitant met à la disposition du responsable de traitement la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations. Le Responsable de traitement conserve le droit de réaliser un ‘audit annuel de la Solution afin de vérifier l’adéquation de mesures techniques et organisationnelles mises en oeuvre par le sous traitant, sous réserve de notifier son intention dans un délai raisonnable (qui ne devra pas être inférieur à 10 jours ouvrés), de procéder à un tel audit durant les heures ouvrées du Sous-traitant. Les coûts de l’audit sont supportés par le Responsable de traitement et, le Sous-traitant facturera au Responsable de traitement les éventuelles ressources humaines et machines sollicitées lors de l’audit par Responsable de traitement. Les résultats de ces audits seront sujet à une obligation de confidentialité à la charge des deux Parties.