Charte de protection des données personnelles

1. Qui sommes-nous ?

Responsable du traitement

  1. La présente Charte vous permet de prendre connaissance des engagements en matière de protection des données à caractère personnel de Smart Tribune, JCS Web, Société par actions simplifiée, sis 24 rue du prés Saint gervais 93500 PANTIN, qui agit en tant que responsable du traitement pour les traitements de données à caractère personnel évoqués dans le présent document

1.2  Smart Tribune est soucieuse de la protection, du respect et de la confidentialité de vos données personnelles, et a mis en place une boite email rgpd@smart-tribune.com pour toute demande que vous auriez à ce sujet.

 

 

2. Les données à caractère personnel que nous traitons

1 Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel dont les finalités vous sont présentées ci-après, Smart Tribune collecte et traite les données suivantes :

  • Etat-civil, données d’identification
  • Données liées à la vie professionnelle pouvant être, en fonction des cas : fonctions, données sur un CV 
  • Identifiant/logs

 

 

3. Les finalités et les bases juridiques de nos traitements de données

Les finalités de nos traitements

      1 Les traitements que nous mettons en œuvre le sont pour assurer les finalités suivantes :

  • Gestion de la relation clients
  • Gestion de la relation prospect et presse 
  • Gestion de l’extranet 
  • Suivi des Appels d’Offres
  • Gestion des visiteurs sur le site internet (cookies)
  • Gestion des incidents clients
  • Gestion des logs à l’interface administration
  • Gestion des webinars
  • Suivi de la prospection commerciale
  • Gestion et suivi de la facturation clients
  • Suivi du recrutement

 

Les fondements juridiques de nos traitements

3.2 Nous ne mettons en œuvre des traitements de données que si au moins l’une des conditions suivantes est remplie :

  • votre consentement aux opérations de traitement a été recueilli ;
  • l’existence de l’intérêt légitime de Smart Tribune, ou de celui d’un tiers, qui justifie que nous mettions en œuvre le traitement de données à caractère personnel concerné ;
  • l’exécution d’un contrat qui nous lie à vous nécessite que nous mettions en œuvre le traitement de données à caractère personnel concerné ;
  • nous sommes tenus par des obligations légales et réglementaires qui nécessitent la mise en œuvre du traitement de données à caractère personnel concerné.

 

Les intérêts légitimes poursuivis

3.3 Les intérêts légitimes qui sont poursuivis par Smart tribune peuvent notamment consister en : la prospection commerciale.

 

 

4. Les destinataires de vos données

4.1 Les données à caractère personnel que nous collectons, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, nous sont destinées en notre qualité de responsable du traitement.

4.2 Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données. Nos prestataires de services peuvent être destinataires de ces données pour réaliser les prestations que nous leur confions. Certaines données personnelles peuvent être adressées à des tiers ou à des autorités légalement habilitées et ce pour satisfaire nos obligations légales, réglementaires ou conventionnelles.

 

 

5. Les transferts de vos données

5.1 Nous transférons vos données à caractère personnel vers des prestataires situés dans les pays suivants :
Aux Etats-Unis

5.2 Nous réalisons des transferts de données aux organisations internationales suivantes (si concerné):
Hubspot (prestataire CRM)
Google (google analytics)

5.3 Chacun de ces transferts est encadré par des instruments juridiques conformes au cadre juridique applicable. Les transferts sont réalisés vers des entreprises dont le siège est aux Etats-Unis et ayant adhéré au Privacy shield.

 

 

6. Les durées pour lesquelles nous conservons vos données

6.1 Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. En conséquence, nous organisons notre politique de conservation des données de la manière suivante :

  • Pour les clients et fournisseurs : Durée du contrat augmentée des prescriptions légales (clients) 5 ans
  • Documents comptables : 10 ans
  • Pour les prospects et RP : 3 ans à compter du dernier échange
  • Cookies : 13 mois à compter de l’acceptation
  • Newsletters : jusqu’à désinscription
  • Pour les webinars : pour la durée de l’organisation du webinar + 3 ans
  • Pour les candidats : 2 ans après le refus de la candidature
  • Durée nécessaire pour assurer les obligations légales ou réglementaires auxquelles Smart Tribune serait soumise

 

 

7. Les droits qui vous sont reconnus

Modalités d’exercice de vos droits

7.1 Vous pouvez exercer vos droits par voie électronique à l’adresse suivante : rgpd@smart-tribune.com ou par courrier postal à l’adresse suivante : 24 rue du prés Saint gervais 93500 PANTIN en justifiant de votre identité.

7.2 Pour ce faire, vous devez indiquer clairement vos nom(s) et prénom(s), l’adresse à laquelle vous souhaitez que la réponse vous soit envoyée et y joindre la photocopie d’un titre d’identité portant votre signature.

7.3 Par principe, vous pouvez exercer sans frais l’ensemble de vos droits. Cependant en matière de droit d’accès, il pourra vous être demandé le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie des données que vous demanderez.

7.4 Concernant le droit d’information, Smart Tribune n’aura pas l’obligation d’y donner suite lorsque vous disposez déjà des informations dont vous sollicitez la communication.

7.5 Smart Tribune vous informera s’il ne peut donner suite à vos demandes.

7.6 Smart Tribune tient à vous informer que le non-renseignement ou la modification de vos données sont susceptibles d’avoir des conséquences dans le traitement de certaines demandes dans le cadre de l’exécution des relations contractuelles et que votre demande au titre de l’exercice de vos droits sera conservée à des fins de suivi.

L’ensemble des droits dont vous bénéficiez est détaillé ci-dessous :

 

Votre droit à l’information

7.7 Vous reconnaissez que la présente notice d’information vous informe des finalités, du cadre légal, des intérêts, des destinataires ou catégories de destinataires avec lesquels sont partagées vos données personnelles, et de la possibilité d’un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale.

7.8 En plus de ces informations et dans l’objectif de garantir un traitement équitable et transparent de vos données, vous déclarez avoir reçu des informations complémentaires concernant :

  • la durée de conservation de vos données personnelles ;
  • l’existence des droits qui sont reconnus à votre bénéfice et des modalités de leur exercice.

7.9 Si nous décidons de traiter des données pour des finalités autres que celles indiquées, toutes les informations relatives à ces nouvelles finalités vous seront communiquées.

 

Votre droit d’accès et à la rectification de vos données

7.10 Vous disposez du droit d’accéder et de faire rectifier vos données personnelles, que vous pouvez exercer auprès de rgpd@smart-tribune.com ou par courrier à l’adresse suivante : 24 rue du prés Saint gervais 93500 PANTIN.

7.11 A ce titre, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, et disposez de l’accès à vos données ainsi qu’aux informations concernant :

  • les finalités du traitement ;
  • les catégories de données personnelles concernées ;
  • les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que les organisations internationales auxquels les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
  • lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
  • l’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
  • le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
  • des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;
  • l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.

7.12 Vous pouvez nous demander que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.

 

Votre droit à l’effacement de vos données

7.13 Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
vous retirez le consentement préalablement donné ;
vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légal audit traitement ;
le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable ;
vos données personnelles ont été collectées dans le cadre de l’offre de services de la société de l’information aux enfants âgés de moins de 16 ans.

7.14 Néanmoins, l’exercice de ce droit ne sera pas possible lorsque la conservation de vos données personnelles est nécessaire au regard de la législation ou de la réglementation et notamment par exemple pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

 

Votre droit à la limitation des traitements de données

7.15 Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.

 

Votre droit de vous opposer aux traitements de données

7.16 Vous avez le droit de vous opposer à un traitement de données personnelles vous concernant lorsque le traitement est fondé sur l’intérêt légitime du responsable du traitement ou lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique.

 

Votre droit à la portabilité de vos données

7.17 Depuis le 25 mai 2018, vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles.

7.18 Les données sur lesquelles peut s’exercer ce droit sont :

uniquement vos données personnelles, ce qui exclut les données personnelles anonymisées ou les données qui ne vous concernent pas ;
les données personnelles déclaratives ainsi que les données personnelles de fonctionnement évoquées précédemment ;
les données personnelles qui ne portent pas atteinte aux droits et libertés de tiers telles que celles protégées par le secret des affaires.

7.19 Ce droit est limité aux traitements basés sur le consentement ou sur un contrat ainsi qu’aux données personnelles que vous avez personnellement générées.

7.20 Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par Smart Tribune.

 

Votre droit de retirer votre consentement

7.21 Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données à caractère personnel sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.

 

Votre droit d’introduire un recours

7.22 Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

 

Votre droit de définir des directives post-mortem

7.24 Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès et ce auprès d’un tiers de confiance, certifié et chargé de faire respecter la volonté du défunt, conformément aux exigences du cadre juridique applicable.

 

 

8. Pourquoi vos données nous sont-elles communiquées

 

8.1 Vos données à caractère personnel nous sont communiquées :

  • pour pouvoir souscrire à l’une des solutions de Smart Tribune (prestations de Smart Tribune).
  • pour l’organisation de webinar
  • pour l’envoi de la newsletter

 

8.2 Dans ce contexte, si vous refusez de nous transmettre vos données à caractère personnel, nous vous informons que ce refus aura pour conséquence(s) l’impossibilité de réaliser, fournir la solution (prestation) de Smart Tribune, de participer au webinar, de recevoir la newsletter.